직장인이건 사장이건 피할 수 없는 업무가 보고, 제안 일 것이다. 여기에 필수적인 업무 도구가 파워포인트(맥에서는 키노트)이다. 책 “파워포인트 블루스”는 제목에 도구의 이름이 들어 있으나, 도구의 사용법 보다는 “이야기를 만들고 정리하는 방법”에서 큰 도움을 얻을 수 있을 것이다. 2009년에 출간되어 그림들은 벌써 옛날 느낌이지만 저자가 하고자 하는 얘기를 전달하기에는 충분하다. 아쉽게도 현재는 절판되었다.
파워포인트 작성 = 스토리 구성하기
저자는 파워포인트 문서 작성은 결국 “이야기를 구성하는 것”이라고 얘기한다.
이야기를 구성하는 기획 단계는, 아래 과정으로 설명한다.
질문을 통해 주제 파악하기
상세한 조사 후 이야기를 구조화 하기
문서, 보고서들을 작성할 때 “무엇을 이야기 하고, 무엇을 얻어내야 하나”라는 정확한 고민없이 작성되는 경우가 허다하다. 이 고민은 결국 문서를 통해 작성자 또는 보고자가 상대로 부터 얻어내야 할 목표를 구체화 하고, 설득해야 할 대상이 궁금해 할 만한 “질문”들을 찾아내는 과정이다.
이게 잘 됐다면 절반은 완성했다고 해도 무방할 것이다.
한 장짜리 보고서로 시작
“한 장짜리 보고서로 헤드라인 뽑아내기”로 시작한다. 이야기의 순서를 정하고 키워드 들을 뽑아내는 과정이다.
(텍스트로 간단한 편집기를 사용해도 무방하다.)
통상 다음의 단계가 일반적이다.
개요 > 현황 및 대응방안 > 대안 평가 > 예산 및 일정
이후 단계적으로 장표를 채워 나간다. 키워드가 뽑혔으니 키워드 들을 풍성하게 해 줄 데이터를 채우고 빼고 하는 과정을 거친다.
이야기 구조 만들기 & 발표자를 위한 이야기 구조/전개 보고서
(이 부분은 불필요한 과정일 수도 있지만, 꼭 필요한 경우에도 이런 방법을 알지 못해서 “발표”의 품질의 떨어질 수 있다. 개인적으로 가장 중요한 부분이라 생각한다. 직장인으로 작성자의 입장이라면 상사에게 충분히 어필할 수 있는 포인트다.)
문서 작성자와 발표자(예: CEO)가 다른 경우가 많다. 이런 경우 발표자를 위한 별도의 설명 자료를 만들자.
작성자의 의도를 충분히 반영하여 강조할 곳과 빠르게 넘어갈 곳을 이해하고 매끄러운 발표를 하는데 도움이 된다.
이야기 구조 보고서
이야기 구조 보고서
전체적인 흐름과 내용을 이해하기 쉽게 이야기의 구조에 관한 슬라이드를 작성한다.
슬라이드를 작성한 쪽에서 이야기의 흐름에 대해 따로 설명해주지 않으면 발표자는 평이하게 슬라이드의 내용을 읽을 수밖에 없다.
이야기 전개 보고서
다음 단계의 ‘이야기 전개 보고서’는 다음과 같다.
그림만 봐도 프리젠테이션을 경험해 본 많은 분들이 공감하리라 생각한다.
작성하는 실무자는 추가로 문서를 작성해야 하므로 “굳이 작성해야 할까”하는 생각이 있을 수 있겠지만, 발표자 입장에서는 정말 필요하고 고마운 장표가 아닐까 싶다.
발표자 뿐 아니라 작성자 입장에서도 이야기 전개가 복잡하거나 보고자가 다른 경우 추천하고 있다.
이러한 이야기의 구조는 문서가 완성된 후에 나오는 것이 아니라 우리가 초안을 작성하는 지금 시점에 완성된다는 점에 유의해야 한다.
대의명분으로 이야기의 구조 만들기
“왜 해야 하는가”는 파워포인트 뿐 아니라 무언가를 얻어내야 하는 모든 보고서에서 가장 중요한 부분이다.
채택이 안 되는 보고서의 대부분은 ‘꼭 그렇게 해야만 하는 이유’를 제대로 설명해 내지 못해서다. 아쉽게도 내가 보아왔던 수많은 보고서는 명분이 약하거나, 아니면 너무 많거나 그도 아니면 아예 없어서 경영진에게 거절당해왔다.
대부분 보고서의 구조는 다음과 같다. 결국 대부분 이 “이유” 즉 “대의명분”에 대한 설명이다.
결론: 보고서의 최종 목표
대의명분(이유): 결론으로 가야 하는 2~3가지 주된 이유
근거 자료: 대의명분이 객관적으로 옳음을 증명하는 근거의 제시
이야기의 연결
사안을 2개로 나눌수 있다.
즉, 설득을 위해 예상되는 허들이 2가지라면 2개의 결론, 이유, 근거로 접근한다.
파워포인트라는 도구를 사용하여 문서를 작성할 때 해야 할 것과 하지 말아야 할 것들을 알려주고 있는데, 그중 한가지만 옮겨 적는다.
컬러 사용의 세 가지 원칙
- 컬러가 내용을 가리지 않게 한다.
: 컬러로 내용을 강조한다. - 너무 많은 컬러를 사용하지 마라.
: 2~3가지 색을 넘지 마라. - 화려한 배경에는 책임이 따른다.
: 진한 배경등의 화려한 배경은 전문가가 아니면 오히려 역효과
아무쪼록 당신의 사업, 회사생활에 있을 문서작성, 발표, 제안에 도움이 되길 바란다.